일반적으로 업무프로세스 개선은 전문컨설턴트에게 맡겨야 성공할 수 있다는 선입감을 갖고 있습니다. 그러나 실시방법을 교육을 통하여 습득하거나 부분적으로 컨설턴트와 협업을 통하여 자체적으로 실시하여 성과를 내는 조직도 많습니다. 이러한 성공적인 업무프로세스 개선활동의 표준화된 단계 및 포인트를 정리하면 다음과 같습니다.
단계 1 – 대상 업무프로세스 정의
개선하고자 하는 업무프로세스 정의가 우선되어야 합니다. 업무프로세스는 애매한 것도 많고, 각각 다른 해석을 하고 있습니다. 당연하지만 대상인 업무프로세스 자체가 애매한 상태에서는 개선활동이 성공적일 수 없습니다.
단계 2- 프로젝트 팀의 권한과 지원 명확화
업무프로세스 개선활동을 위한 프로젝트 팀을 운영하는 것은 필수적입니다. 프로젝트 팀 활동의 성공포인트 중에 가장 중요한 것은 권한과 지원을 명확하게 부여하는 것입니다. 팀 멤버들은 성과를 내기 위한 불안과 부담을 갖고 있기 때문에 초기에 권한과 지원범위를 명확히 해주어야 합니다.
단계 3-As-is프로세스 맵핑
현재 프로세스를 맵핑하여 팀원들이 공통적으로 업무흐름을 이해해야 합니다. 관련된 구성원들은 업무프로세스에 대하여 어느 정도 이해하고 있지만 자신이 수행하는 업무 이외의 부문은 프로세스 간의 연결 등을 시각화해야 잘 알 수 있습니다.
단계 4-현업중심의 문제점 발견
현재 프로세스가 작성되면 관련된 현업전문가들과 미팅과 리뷰를 통하여 문제점을 발견해 나가야 합니다. 지연과 정체되는 업무는? 누군가 대행하고 있는 업무는? 관습과 전통에 의한 업무는? 인력으로 한계 되는 업무? 부문과 연계가 문제되는 업무는? 등의 포인트로 과제를 발견합니다.
단계 5-우선순위 선정 및 해결방안 수립
발견된 과제에 대하여 반드시 우선 순위를 정하고 해결방안을 수립합니다. 기본적으로 모든 것을 동시에 개선할 수 없고 업무프로세스의 노하우가 충분히 검증되지 않는 개선은 자멸행위와 같으므로 우선순위를 정하고 한가지씩 개선과 검증을 실시해야 합니다.
.
단계 6-다양한 개선 시나리오 작성
업무프로세스 개선을 추진함에 있어 예상하지 못한 사태가 발생하거나 어려움을 겪게 됩니다. 이러한 사태를 신속하게 대응하기 위하여 여러 가지 상황을 상정하고 시나리오를 만들어 적정하게 대응하는 것이 중요합니다.
단계7-즉시 개선효과 방안부터 실행
작지만 첫 번째 개선활동을 성공하는 것이 중요합니다. 업무프로세스 개선의 효과를 입증함으로써 경영자의 관심과 지원을 얻는 동시에 프로젝트 성공에 대한 자신감과 노하우를 체득하여 전체 활동에 추진동력을 확보할 수 있습니다.
.
단계8-관련 프로세스와 동시에 개선
현재 개선대상인 업무프로세스와 관련된 부문을 동시에 개선해 나가는 것이 중요합니다. 업무 프로세스는 조직을 걸쳐 복잡하게 얽혀 있기 때문에 특정 업무프로세스만을 개선하면 실패할 가능성이 높아집니다.
단계 9-개선결과의 효과측정과 성공실패 원인분석
업무프로세스 개선안의 실행에 대한 확실한 효과 측정과 원인분석을 수행해야 합니다. 개선방안이 적용되어 어느 정도의 효과가 있는지? 성공요인은 무엇인지? 현업에 적용이 실패했다면 요인이 무엇인지? 향후 추가적인 개인 여지는 없는지?
단계10- 분석결과를 활용한 새로운 개선활동 개발
분석결과를 활용하여 차기 개선활동에 대한 새로운 솔루션을 개발합니다. 개선활동이 성공적인 경우라도 추가적인 개선 여지를 발견하거나 실패한 경우 이를 반영한 차기 활동에 대한 새로운 개선활동의 방법론을 개발하여 전개시킵니다.
단계11-정기적인 실행관리
업무프로젝트 개선을 원활히 추진하기 위한 정기적인 관계자 미팅이 필요합니다. 실제로 많은 프로젝트가 개선안을 작성만 하고 현업 실행에 있어서 사장되는 경우가 많습니다. 업무프로세스관련된 현업 책임자를 정하고 현업에 원활하게 적용할 수 있도록 정기적으로 미팅을 통하여지원과 실행관리를 합니다.
이러한 단계를 활용하여 비즈니스 기본인 “PDCA” 사이클을 돌려서 단 한번의 노력으로 모든 것을 잘할 수 있는 것이 아닌 것처럼 지속적으로 추진해 나가는 것이 매우 중요합니다.
댓글 없음:
댓글 쓰기