업무성과를 달성하지 못하는 원인을 분석한 여러 연구들을 보면 업무방법을 모른다 30~40%, 목표와 역할 인식이 부족하다 30~40%, 역량이 부족하다 10~20%, 보상이니 평가가 불공정하다 10~20%로 나타납니다.
이러한 연구들은 성과나 실적은 개인의 능력이나 보상, 평가제도 보다는 이를 높이기 위해 일하는 방식이나 목표와 역할을 명확히 하고 이해시키고 조직문화로서 정착시키는 것이 효과적이라는 것을 의미합니다.
즉, 표준 업무프로세스를 정의하고 업무 매뉴얼을 작성하고 운용을 철저히 하면 업무 효율성을 향상시키는 것이 가능하다는 결론을 이끌 수 있습니다. 따라서 업무의 표준화 = 업무 매뉴얼 작성 " 이라고 말할 수 있습니다.
특히 코로나나 디지털 콜레보레이션(협업) 등 언택트시대에는 업무방식이나 역할 , 운영 등이 명확하지 못하면 효율적인 업무추진을 추구할 수 없습니다.
따라서 언택트시대에 업무표준화를 통한 업무매뉴얼 작성은 다음과 같이 7가지 구성요소(FACTORS)를 특히 고려하여 작성하여야 합니다.
첫째, Flow Chart로 업무흐름이 시스템적으로 순서화 되어야 합니다.
즉 업무를 표준화하고 이를 잘 이해하고 따라할 수 있도록 프로세스화해야 합니다.
둘째, Action으로 모든 업무는 기능, 목적, 업무내용, 룰, 인풋, 아웃풋 , 시기 등의 업무내용이 명확하게 기술되어야 합니다.
불명확할 시 이를 지원하고 보완해 줄 수 있는 활동이 쉽지 않기 때문입니다.
셋째, Cast로 업무를 수행하는데 있어서 조직체계와 역할분담입니다.
특히 업무에 따른 권한과 책임이 불명확화로 인하여 언택트적인 업무수행 시 잘 잘못이나 사소한 실수가 감춰 지게되어 더 큰 조직적 피해를 발생할 수 있습니다.
넷째, Timing으로 모든 업무에는 시기와 일정이 있습니다.
전체적인 일정속에서 각 단위업무가 해야 할 시기 등이 명확해 되어야 협력과 협업이 잘 진행할 수 있습니다.
다섯째, Output & Input로 모든 업무는 투입해야 할 서류, 제품, 활동 등이 있으며 이를 통하여 도출되는 결과물이 있습니다.
이를 통하여 업무품질과 성과를 확보할 수 있습니다.
여섯째, Rule로 모든 업무는 운영규칙이 있습니다.
업무에 따른 운영항목과 규칙이 있어서 이를 준수하면서 업무를 실행해야 합니다.
일곱째, Subsystem으로 업무에 관련된 제도와 정보시스템이 포함되어야 합니다.
관련 업무를 수행하기 위한 의사결정프로세스나 성과지표관리 등 업무시스템은 물론 ERP나 RPA 등 정보시스템 활용도 잘 연계되어야 합니다.
이러한 7가지 구성요소(FACTORS)를 잘 고려한 업무매뉴얼을 작성하면 언택트시대에 효율적인 업무추진을 통하여 높은 업무성과를 달성할 수 지름길이 될 수 있습니다.
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