SOP는 Standard Operating Procedures의 약자로 표준업무절차라고 하며 업무나 제품과 서비스의 신뢰성과 확실성을 담보하기 위해 지켜져야 사항 및 작업 순서를 표준화 하여 작업이나 업무를 원활하게 진행하여, 업무 효율화를 높일 수 있습니다.
SOP와 비슷한 성질을 가진 것으로서 업무메뉴얼이 있습니다. 매뉴얼은 작업이나 업무에 관한 노하우와 주의 사항에 대해 정리 한 것으로 절차뿐만 아니라 업무를 원활하게 진행하기 위해 필요한 규정이나 규칙, 암묵지 등을 종합적으로 표현하고 있습니다. 그러나 SOP는 업무절차나 필요한 작업에 대해서 정리한 것으로 매뉴얼의 정보나 자료범위의 넓이에 차이가 있습니다.
따라서 SOP작성 활용 시 다음과 같이 3가지를 주의해야 합니다.
첫째, SOP (표준업무절차)의 목적은 업무를 무리없이 실수없이 빠르고 안전하게 보장하기 위한 것이므로 올바른 작업 공정이나 작업의 진행 방식을 기술해야 합니다.
지금 하고 있는 것이 아니라 해야 할 올바른 프로세스를 설계하고 업무절차를 작성해야 합니다. 숙련된 고성과자 업무절차를 SOP하고 공유하는 것은 조직전체 구성원들의 역량이 한단계 레벨 업 되는 것을 의미합니다.
둘째, 사용자 수준과 활용방법을 고려하여 알기 쉽고 간결하게 작성해야 합니다.
업무절차가 단계별로 알기 쉽게 되어 있어 이것을 보면서 수행하면 누구나 틀림없이 표준 작업을 할 수 있어서, 업무 품질의 균일화와 업무 효율화를 실현합니다. 모르기 때문에 숙련자에게 물어 보거나 가르치거나 잘못된 결과를 바로 잡는업무가 늘어나서 업무지연의 악마의 사이클로 인한 악순환에 빠지는 것을 미연에 방지해 주기 때문입니다
셋째, 만들어진 SOP에 따라 업무를 수행하고 있는지 관리하는 것이 중요합니다.
SOP에 따라 업무에 임하고 있는지의 실시 상황을 기록하면 SOP운용 정착이 가속화됩니다. 또한 SOP를 사용하면서 수정 보완해 나갈 사항들도 동시에 파악할 수 있으므로 사업환경변화와 현장에 맞는SOP 업데이트 및 리뉴얼도 지속할 수 있습니다.
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