프로세스 혁신은 단순한 아이디어 회의만으로는 충분하지 않다.
실제 현장에서 상시적으로 축적되는 문제·이슈·개선 니즈를 기반으로 하고,
5W1H 기반의 구조적 발상법을 적용할 때 훨씬 많은 개선 포인트를 발견할 수 있다.
아래 6개 질문은 ‘작은 개선 요소 → 큰 혁신 기회’로 연결되는 핵심 도구다.
1️⃣ What – 무엇을 없앨 수 있는가?
기존 프로세스에서 불필요한 요소를 식별하는 단계이다.
검토 포인트
불필요한 업무절차는 없는가?
결재 단계를 줄일 수 있는가?
승인·검사 방식은 단순화 가능한가?
없어도 성과에 영향 없는 활동은 무엇인가?
활용 목적
**제거·축소(Delete/Reduce)**를 통한 구조적 간소화
2️⃣ When – 언제 하는 것이 최적인가?
업무 시점과 순서를 바꿔 더 효율적으로 만드는 단계이다.
검토 포인트
날짜·기한·마감 시점을 앞당길 수 있는가?
보고 순서를 바꿀 수 있는가?
두 단계를 결합하거나 분리하면 더 효율적인가?
활용 목적
재배열(Re-sequencing), 결합·분리(Combine/Split)
납기 단축, 리드타임 감소
3️⃣ Who – 누가 하면 가장 효율적인가?
업무 주체를 재조정하여 생산성을 높이는 단계이다.
검토 포인트
다른 직무가 더 잘할 수 있는가?
상위자·동료·타부서로 전환할 수 있는가?
외주 또는 자동화 도입이 더 효율적인가?
활용 목적
R&R 최적화, 역할 재배분, 아웃소싱 검토
4️⃣ Where – 어디에서 수행해야 하는가?
업무 수행 장소와 프로세스 동선을 재설계하는 단계이다.
검토 포인트
불필요한 장소 이동은 없는가?
원격·모바일로 대체 가능하지 않은가?
보관·검사·입고 경로를 바꿀 수 있는가?
활용 목적
위치/동선 개선, 불필요한 이동 제거, 공간 효율 극대화
5️⃣ Why – 왜 이 업무를 해야 하는가?
근본적 필요성을 검증하는 단계로, 혁신의 출발점이다.
검토 포인트
이 업무의 본래 목적은 무엇인가?
목적이 변하지 않았는가?
과거 관행 때문에 유지되는 활동은 없는가?
동일 결과를 다른 방식으로 얻을 수 없는가?
활용 목적
근본 원인 점검, 불필요 업무 완전 제거, 원점 재설계
6️⃣ How – 어떻게 하면 더 쉽게/더 빨리 할 수 있는가?
방법 자체를 단순화하거나 혁신하는 단계이다.
검토 포인트
절차를 줄일 수 있는가?
반복 작업을 자동화할 수는 없는가?
비용·노력·시간을 최소화할 방법은?
순서를 바꿔 간소화할 수 있는가?
활용 목적
방법 혁신, 일 처리 방식의 최적화
추가로 활용 가능한 혁신 관점 (Highly Practical)
아래 관점은 5W1H 개선 아이디어를 한 단계 더 구체화해 준다.
① 용이화 / 표준화 / 계획화 (Simplify–Standardize–Systematize)
절차 간소화
표준 작업 기준 정립
계획 기반 운영(Plan-driven Operation)
② 분담화 / 동시화 / 동기화 (Share–Parallel–Synchronize)
업무 분담을 통한 부담 분산
동시 진행으로 리드타임 절감
데이터·정보 흐름의 시간차 해소
③ 기계화 / 자동화 / 전산화 (Mechanize–Automate–Digitalize)
반복 업무 자동화(RPA 등)
전산 시스템으로 수작업 제거
정보 흐름 자동 생성·자동 기록
요약
프로세스 혁신 발굴 공식 = (5W1H 질문) + (3대 실행 관점)
What: 없앨 것 찾기
When: 시점·순서 재편
Who: 역할 재배분
Where: 장소/동선 최적화
Why: 존재 이유 재검증
How: 방법 혁신
여기에
용이화·표준화·계획화 → 분담화·동시화·동기화 → 자동화·전산화
를 결합하면
강력한 혁신 포인트가 도출된다.
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